Kendox realisiert elektronische Studierendendossiers für die ZHAW

Studierendenverwaltung «goes digital»! Der Schweizer Dokumentenmanagement-Spezialist Kendox AG unterstützt die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) bei der Digitalisierung sämtlicher papierbasierter Prozesse und Dokumente rund um die Hochschulzugehörigkeit ihrer Studierenden. An der ZHAW mit Standorten in Winterthur, Zürich und Wädenswil lernen über 13.000 Studierende und 7.500 Weiterbildungsteilnehmende an acht Departementen. Durch die Automatisierung der administrativen Prozesse von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation hilft Kendox der Fachhochschule nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die bessere Einhaltung von Richtlinien zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten sicherzustellen.

Um die Digitalisierung voranzutreiben, hatte sich die ZHAW im Frühjahr 2019 entschieden, die bestehenden Prozesse und Ablagen rund um die Studierenden zu digitalisieren und sie innerhalb von „elektronischen Studierendendossiers“ aufzubewahren und zu verwalten. Aufgrund der hohen Zahl an Studierenden und der damit verbundenen Menge an Dokumenten, wurde eine öffentliche Ausschreibung gestartet. Den Zuschlag für das Projekt zur „Einführung einer konfigurierbaren Standardsoftware zur Führung eines elektronischen Studierendendossiers“ hat nach einem 6-monatigen, öffentlichen Verfahren die Kendox AG erhalten. Mithilfe seiner DMS/ECM-Plattform auf der Basis von Kendox «InfoShare» erreichte der Softwareanbieter die höchste Punktzahl aller Anbieter und erfüllte so am besten die Anforderungen des Pflichten- und Kriterienkatalogs der Hochschule bezüglich DMS und Studierendendossier.

Mit der Einführung des elektronischen Studierendendossiers möchte die ZHAW vor allem folgende Zielsetzungen realisieren: eine systematische, rechtskonforme und rechtssichere Archivierung der Dokumente, die Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Ort und Zeit, die Senkung der Archivierungskosten sowie eine Effizienzsteigerung durch die Automatisierung von Prozessen in der Administration.

In der von Kendox implementierten Applikation werden über sämtliche Prozesse des studentischen Lebenszyklus alle relevanten Dokumente der ZHAW-Studierenden in den Leistungsbereichen Studium und Weiterbildung abgebildet – von der Anmeldung über die Immatrikulation, den Studienverlauf, bis hin zur Exmatrikulation sowie der Archivierung der Dokumente. Eine wichtige Anforderung war deshalb die nahtlose Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in die Schuladministrationssoftware «CLX.Evento» sowie in Microsoft Office bzw. Microsoft Outlook.

www.knowhow-magazin.de

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